Um Sistema de Vendas robusto e eficiente é o motor que impulsiona o crescimento de qualquer negócio atualmente. Integrado ao seu ERP, ele otimiza processos, potencializa suas estratégias e garante resultados mais expressivos.

Mas atenção: nem todos conseguem entregar tudo isso. A escolha certa pode ser o catalisador para o sucesso da sua empresa, mas a escolha errada pode se tornar um entrave.

O que diferencia um bom Sistema de Vendas? São as funcionalidades que ele oferece. Recursos que vão além das transações básicas e que, quando presentes, transformam a sua operação.

Neste artigo, desvendaremos 7 funcionalidades essenciais que todo Sistema de Vendas de alto desempenho deve ter. Descubra como essas ferramentas podem otimizar seu trabalho, aumentar sua produtividade e impulsionar seus resultados.

Prepare-se para conhecer as características que farão a diferença na sua jornada de vendas!

1. Funcionalidades Essenciais

1.1. Cadastro facilitado de clientes – integração com SINTEGRA e Receita Federal

O primeiro recurso que apresentaremos como essencial tem a ver com o cadastro de novos clientes, afinal, se no cadastro o processo é complicado e empaca sua operação, imagina o resto.

Assim, para facilitar o processo de registro em sua base de dados o sistema deve ser integrado com o SINTEGRA (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços) e com a Receita Federal. 

SINTEGRA é um sistema que integra as informações fiscais das empresas com as secretarias da fazenda estaduais.

Esta funcionalidade permite o preenchimento automático de informações cadastrais dos clientes a partir do CNPJ, reduzindo erros de digitação e economizando um tempo precioso no processo de cadastro.

Além da praticidade, essa integração assegura a conformidade com as regulamentações fiscais e tributárias. 

Ao manter os dados dos clientes sempre atualizados e alinhados com as informações oficiais, as empresas minimizam riscos de inconformidades fiscais e melhoram a qualidade de sua base de dados.

Certo atacadista de EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) implementou esta funcionalidade e observou uma redução significativa no tempo de cadastro de novos clientes. 

Ao inserir apenas o CNPJ de uma nova empresa compradora, o sistema automaticamente preenchia informações como razão social, endereço e inscrição estadual. 

Isso não apenas acelerou o processo de vendas, mas também reduziu drasticamente erros em notas fiscais e entregas, melhorando a satisfação do cliente e a eficiência logística.

1.1.1. E o cadastro automático por meio das notas fiscais? 

Essa é uma ferramenta que alguns Sistemas de Vendas vem trazendo, no entanto, apesar de ser um atrativo, pode gerar vários problemas, por exemplo: 

1. Informações incompletas ou incorretas: A nota fiscal pode não conter todas as informações necessárias para um cadastro completo e preciso do produto no Sistema. 

Detalhes como descrição detalhada, especificações técnicas, imagens, entre outros, podem estar ausentes ou conter erros, prejudicando a gestão do estoque e a tomada de decisões.

2. Duplicidade de Cadastros: A automatização pode gerar cadastros duplicados de um mesmo produto, caso existam pequenas variações nas informações da nota fiscal, como número de lote, fornecedor ou unidade de medida. Isso dificulta a consolidação dos dados e a geração de relatórios precisos.

3. Dificuldade na Classificação: Produtos similares podem ser classificados em categorias diferentes devido a pequenas variações nas descrições das notas fiscais, impactando na organização do catálogo e na pesquisa de produtos.

Portanto, os poucos minutos que você poupa preenchendo poucos campos no cadastro do produto, pode ser recuperado lá na frente tentando consertar alguns desses erros. Por isso, alguns Sistemas de Vendas preferem não colocar recurso. 

E se você for um atacadista com milhares de produtos? Realmente, o cadastro automático por meio da nota fiscal pode ajudar muito, no entanto, existe um meio-termo.  

Existe uma funcionalidade interessantíssima chamada “clonar”. Com ela, você consegue utilizar os dados de um produto semelhante, cloná-lo, e alterar penas o necessário. Dessa forma você agiliza seu cadastro e evita duplicidade em sua base de dados. 

1.2. Gerenciamento de Status de Vendas

Esta funcionalidade permite às empresas acompanhar e categorizar, em tempo real, o cada venda. Por exemplo, uma venda pode estar pendente, parcialmente atendida, totalmente atendidas ou até ter sido cancelada. 

Independentemente, saber a situação de cada venda facilita o gerenciamento da equipe comercial e ajuda na identificação de gargalos ou oportunidades de melhoria no processo. 

Um detalhe importante, bons Sistemas de Vendas tem um estado de vendas chamado “venda perdida”. O que é isso? Normalmente, se um vendedor perde uma venda, ou porque o preço está alto ou porque o produto está em falta no estoque, ele simplesmente exclui o pedido. 

No entanto, imagine esse mesmo vendedor, que, em vez de excluir, informasse a venda foi perdida e o motivo dela. No final do mês o Sistema poderia mostrar todos os motivos que levaram sua empresa a perder vendas. 

O ERP da inforplus, em seu Sistema de Vendas, faz justamente isso. Dessa forma, você consegue identificar o porquê da venda de determinado produto está baixa, ou, porque um produto que antes vendia bem, agora não vende mais. 

Um sistema de gerenciamento de status robusto também facilita a comunicação interna entre diferentes departamentos.

Por exemplo, o setor de produção pode se preparar melhor para atender demandas futuras com base nas vendas pendentes, enquanto o setor financeiro pode antecipar fluxos de caixa com base nas vendas totalmente atendidas.

Se uma indústria de embalagens implementar este sistema, ela revoluciona sua gestão de pedidos. Isso porque, com a capacidade de visualizar rapidamente pedidos parcialmente atendidos, a empresa pode priorizar a produção de itens faltantes para completar entregas.

O que irá resultar em uma redução significativa no tempo médio de entrega e um aumento na satisfação dos clientes, especialmente para grandes redes de varejo que dependiam de entregas pontuais para manter seus estoques. 

1.3. Gráficos de Acompanhamento de Metas de Venda

Os gráficos de acompanhamento são ferramentas visuais poderosas que transformam dados brutos em informação. 

É possível também que o Sistema de Vendas não dê simples gráficos, mas dashboards de Business Intelligence, melhorando consideravelmente o poder de análise pelo núcleo gestor. 

No entanto, mesmo que não tenha um dashboard, pelo menos o gráfico não pode faltar, afinal, gestores e supervisores precisam visualizar o desempenho das vendas em relação às metas estabelecidas. 

Esses gráficos facilitam a tomada de decisões estratégicas. Gestores podem ajustar táticas de vendas, realocar recursos ou revisar metas com base em dados concretos e atualizados, promovendo uma cultura de gestão baseada em performance.

Nesse recurso, o Sistema de Vendas é sua lanterna, caso não tenha, é o mesmo da empresa está correndo no escuro. 

1.4. Estatísticas de Desempenho dos Vendedores

As estatísticas de desempenho dos vendedores são essenciais para uma gestão de vendas eficaz e para o desenvolvimento contínuo da equipe. 

Esta funcionalidade fornece insights detalhados sobre a contribuição individual de cada vendedor para o faturamento da empresa, permitindo uma avaliação objetiva do desempenho e a identificação de áreas de melhoria.

Além de monitorar as vendas individuais, o sistema rastreia a eficácia dos vendedores em diferentes segmentos de mercado, como hospitais, indústrias e empresas de limpeza. 

Esta análise detalhada pode ser utilizada de várias formas, por exemplo, imagine que a análise revele que alguns vendedores tinham um desempenho excepcional em segmentos específicos. 

Com base nesses dados, você pode reorganizar as equipes de vendas, especializando vendedores em setores onde demonstram maior eficácia, dentre outras estratégias que podem ser tomadas. 

1.5. Verificação Automática de Impeditivos

Cada empresa tem suas regras comerciais e a obediência a elas é que manterá sua saúde financeira. Portanto, a verificação automática de impeditivos comerciais ou financeiros é de vital importância para mitigar riscos e otimizar o processo de vendas. 

Este recurso permite que o sistema avalie instantaneamente a situação financeira atual do cliente e valide ou gere restrições das vendas, conforme as diretrizes comerciais estabelecidas. 

Ao integrar dados financeiros atualizados e histórico de pagamentos, o sistema pode tomar decisões informadas em tempo real, protegendo a saúde financeira da empresa.

Por exemplo, ao receber um pedido, o sistema verificará automaticamente o histórico de pagamentos do cliente, seu limite de crédito atual e quaisquer restrições cadastrais. 

Suponhamos que um grande cliente fez um pedido que exceda seu limite de crédito habitual. O sistema sinalizará imediatamente a situação e gerará uma restrição, permitindo que o departamento financeiro reavalie se a venda irá prosseguir ou não. 

Rapidamente o diretor financeiro liberou a limite de crédito com base no histórico positivo do cliente. Isso resultou na aprovação do pedido com condições especiais, mantendo a satisfação do cliente sem comprometer a segurança financeira da empresa.  

Dessa forma, o Sistema de Vendas garante que cada transação esteja alinhada com as políticas internas e os limites de crédito definidos.

1.6. Flexibilização de Comissões

Uma comissão única para todos os vendedores é como oferecer a mesma recompensa para quem corre uma maratona e para quem apenas caminha no parque. 

Ao adotar um modelo de comissão variável, baseado no desempenho individual, as empresas incentivam seus vendedores a buscarem resultados superiores e, consequentemente, aumentam o faturamento.  

Como um Sistema de Vendas pode ajudar uma empresa nesse aspecto? Imagine que seu vendedor tem uma margem de 5% para dar um desconto a um cliente. Se ele der os 5% de desconto, ganha uma comissão de 2%. 

Se ele não der o desconto, ele também ganha uma comissão de 2%. Por que seu vendedor não daria o desconto? Claro que ele vai dar, porque quer agrade e fidelizar o cliente, e você está perdendo dinheiro. 

Agora, vamos pensar da seguinte forma. Seu vendedor continua com a margem de 5% de desconto para negociar. Se ele der o desconto, ganha 2% de comissão, no entanto, se ele não der, ganha 2,5%. No final seu vendedor ficou com 0,5% e você com 4,5%. 

Dessa forma você motiva seu vendedor a não dar um desconto gratuitamente e, consequentemente, irá lucrar mais.  

1.7. Integração com E-Commerce B2C e B2B

Esse é uma tendência emergente. Muitos talvez não considere essencial e, de fato, agora não é, mas, no futuro será, e, nos preparamos para o futuro no presente. 

A integração do Sistema de Vendas com plataformas de E-Commerce, tanto B2C (Business-to-Consumer) quanto B2B (Business-to-Business) está se provando cada vez mais importante no cenário de vendas atual e futuro.

Dessa forma existe uma sincronização perfeita entre o Sistema de Vendas com plataformas de E-Commerce. Isso resulta em uma gestão de estoque mais precisa, processamento de pedidos mais rápido e uma experiência de compra mais fluida para os clientes. 

Além disso, essa integração fornece informações valiosas sobre o comportamento de compra dos clientes, permitindo estratégias de vendas mais personalizadas e eficazes.

2. Conclusão

À medida que o mundo dos negócios continua a evoluir, os Sistemas de Vendas em ERPs devem acompanhar esse ritmo. As sete funcionalidades essenciais discutidas neste artigo formam a base de um sistema de vendas robusto e eficaz. 

Empresas que adotarem essas funcionalidades e se manterem abertas a inovações futuras estarão bem posicionadas para prosperar no competitivo mercado global. 

Um sistema de vendas avançado não é apenas uma ferramenta operacional, mas um ativo estratégico que pode impulsionar o crescimento, melhorar a eficiência e proporcionar uma vantagem competitiva significativa.

À medida que avançamos, a contínua evolução promete trazer ainda mais inovações, tornando os processos de venda mais inteligentes, mais integrados e mais alinhados com as necessidades em constante mudança dos clientes e do mercado. 

As empresas que abraçarem essa evolução estarão preparadas para liderar em seus respectivos setores, transformando desafios em oportunidades e dados em sucesso tangível. 

Por fim, convidamos você a conhecer o Sistema de Venda da Inforplus, um dos módulos de seu ERP. Se você for uma indústria clique aqui e se for um comércio clique aqui. 

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Muito obrigado por lerem o artigo até aqui.

Até a próxima!

* O presente artigo foi escrito com a assistência de uma inteligência artificial.