O que é ERP e como ele pode te ajudar a sobreviver em um cenário empresarial extremamente competitivo, dinâmico e tecnológico?
Novas empresas não param de aparecer, antigas empresas não param de crescer. Inegavelmente, para sobreviver nesse ambiente, precisamos nos fortalecer e expandir.
Organização é a chave. Sem ela, a empresa não consegue reunir todos os recursos e usá-los de forma eficiente para atingir seus objetivos.
É aí que entra o Sistema de Gestão Empresarial ERP para resolver esse problema de maneira eficaz.
Por isso, neste artigo, exploraremos de forma simples e prática como esse sistema opera e a importância que a consultoria de profissionais especializados tem na implementação do sistema.
Daremos também a profundidade que o tema merece, afinal, estamos falando de uma ferramenta que transforma empresas e pode ajudá-las a alavancar seus negócios ao topo.
1. ERP: O que é e como funciona?
A princípio, a sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, que pode ser traduzida como Planejamento de Recursos Empresariais.
ERP é um software que funciona como o “cérebro” de uma empresa, isto é, ele ajuda a gerenciar todas as partes importantes do negócio, como dinheiro, pessoas, estoque e vendas.
O Sistema ERP compartilha todas as informações entre todos os departamentos, facilita o trabalho e evita bagunça. Dessa forma todos os setores desempenham suas funções de forma eficiente e unida.
Também, muitas tarefas repetitivas são realizadas automaticamente, como fazer contas e controlar estoque, o que poupa tempo e reduz erros.
Além disso, o Software ERP pode mostrar relatórios de resultados para informar como o negócio está indo. É como um boletim de notas, e a melhor parte é que as informações podem ser vistas a qualquer momento, de qualquer lugar.
Então, de forma simples, o que um ERP faz? Ele perfeiçoa o funcionamento da empresa automatizando sua operação, otimizando o tempo e reduzindo erros.
2. Vantagens de um Sistema ERP
Sem dúvida, o Sistema ERP é uma ferramenta poderosa que dá para empresa diversas vantagens, dentre elas estão:
2.1. Organização e eficiência
Imagine sua empresa como uma orquestra sinfônica, onde cada instrumento representa um departamento essencial, como finanças, estoque, tesouraria e vendas.
Agora, visualize essa orquestra sem um maestro, onde cada músico toca sua própria melodia sem coordenação.
O resultado seria uma cacofonia desorganizada, cheia de erros e confusão. É aqui que entra o Sistema ERP, transformando essa orquestra desorganizada em uma sinfonia perfeitamente harmoniosa.
O ERP atua como o maestro dessa orquestra, garante que todos os instrumentos toquem em perfeita sincronia, ou seja, ele atualiza automaticamente todas as informações, elimina a necessidade de inserções manuais repetitivas e minimiza erros.
Por exemplo, quando você faz uma venda, o ERP automaticamente atualiza seu estoque e suas finanças. Isso economiza tempo e reduz erros.
O que resulta em uma organização impecável, onde cada departamento está em sintonia com os outros.
2.2. Visão geral
O Sistema ERP permite que você veja o que está acontecendo em toda a sua empresa a qualquer momento. É como ter uma visão aérea de toda a sua casa.
Você pode ver quais produtos estão vendendo bem, quais funcionários estão trabalhando duro, quais clientes estão pagando a tempo, e assim por diante.
2.3. Tomada de decisão
Com todas essas informações à sua disposição, você pode tomar decisões melhores e mais informadas.
Por exemplo, você pode decidir investir mais em um produto que está vendendo bem, ou oferecer treinamento adicional a funcionários que estão tendo dificuldades.
2.4. Crescimento
Por último, e mais importante, o ERP auxiliará no crescimento da empresa, pois, com todos os processos do negócio funcionando de maneira eficiente e eficaz, sua empresa se tornará uma máquina inteligente, capaz de operar de forma autônoma.
Dessa forma, você poderá se concentrar em atividades estratégicas que impulsionarão ainda mais a expansão das suas atividades empresariais.
3. O que compõe o Sistema ERP?
O ERP é composto por módulos, módulos esses que são como engrenagens que trabalham juntas para ajudar uma empresa a gerenciar todas as suas atividades e processos.
Cada módulo trata de uma área específica da empresa e fornece ferramentas e funcionalidades a fim de facilitar o gerenciamento e a tomada de decisões. A seguir, os módulos mais importantes serão abordados, com algumas de suas funções.
Dessa forma, o leitor(a) terá um visão mais concreta do Sistema ERP.
3.1. Gestão de Compras e Estoque
O módulo de Gestão de Compras e Estoque de um ERP ajuda a controlar todo produto ou mercadoria que a empresa compra, vende ou armazena.
Ele é como um guarda que cuida de todos os materiais que uma empresa possui.
Algumas de funcionalidades principais são:
3.1.1. Controle de estoque
O ERP oferece um controle de estoque que abrange tanto multi-estabelecimentos quanto multi-almoxarifados.
Com essa ferramenta, é possível manter uma visão clara e organizada de todos os itens em estoque, independentemente de onde estejam localizados ou de sua condição.
O que garante uma gestão eficiente e precisa dos recursos disponíveis.
Exemplo Prático: Ana gerencia uma rede de lojas de EPIs com três estabelecimentos e dois almoxarifados. Ela utiliza um Sistema ERP que oferece controle de estoque multi-almoxarifados e multi-estabelecimentos.
Com essa ferramenta, Ana consegue visualizar em tempo real o estoque de capacetes de segurança em todas as lojas e almoxarifados.
Se um estabelecimento está com baixo estoque, ela pode rapidamente transferir itens de outro local com excesso.
Isso garante que todos os pontos de venda estejam sempre abastecidos, evitando faltas e otimizando a gestão dos recursos disponíveis.
Agora, quando falamos de indústria, o módulo de estoque se torna mais poderoso, porque ele gerencia todas as etapas e tipos de materiais utilizados na produção.
Isso inclui o gerenciamento rigoroso das matérias-primas e materiais de embalagens.
O ERP também monitora itens semi-acabados, que são produtos em estágio intermediário de produção, e produtos acabados, que estão prontos para comercialização.
Esse controle minucioso se estende a todo o processo de produção, garantindo que cada etapa seja acompanhada de perto a fim de evitar desperdícios, otimizar recursos e assegurar que a produção ocorra de maneira eficiente e contínua.
Exemplo prático: A Indústria de Argamassas ABC, com seu ERP, controla rigorosamente as matérias-primas, como cimento e areia, essenciais para o início da produção.
Também gerencia os materiais de embalagem, como sacos e paletes, fundamentais para a proteção dos produtos finais.
E monitora itens semi-acabados, como misturas preparadas, e produtos acabados, prontos para comercialização.
Esse é o controle minucioso que evitará desperdícios e otimizar sua produção.
3.1.2. Pedido de compras inteligente
A sugestão de compras inteligente ajuda muito na hora de repor o estoque. Ela verifica quanto de cada produto você precisa ter e quando é hora de comprar mais, para que nunca falte nada.
Além disso, o sistema permite que você envie o pedido de compra por e-mail direto para os fornecedores.
Isso torna a gestão do estoque mais rápida e precisa, evitando que faltem ou sobrem produtos, e garantindo que tudo funcione sem problemas.
Para que o Sistema ERP possa sugerir novas compras ou a produção de mais itens, ele leva em consideração uma série de fatores essenciais.
Um deles é o histórico de consumo ou venda de cada produto, permitindo uma previsão mais precisa das necessidades futuras.
Além disso, o ponto de ressuprimento é cuidadosamente avaliado, garantindo que os estoques sejam reabastecidos no momento certo, evitando tanto excessos quanto faltas.
Outro aspecto fundamental é a sazonalidade dos produtos. O sistema ERP considera as variações sazonais na demanda, ajustando as sugestões de compra ou produção de acordo com os períodos de maior, ou menor procura.
O tempo de entrega dos fornecedores também é um fator crucial, pois influencia diretamente na programação das compras e na manutenção dos níveis de estoque adequados.
Por fim, o Software ERP integra diversas outras variáveis que garantem uma gestão de estoque eficiente, assegurando que a empresa atenda às demandas do mercado sem comprometer o fluxo de caixa ou a produção.
Exemplo Prático: Joana gerencia uma loja e EPI e utiliza um ERP que lhe dá sugestões de compras inteligentes.
Certo dia, o software identificou que a venda de luvas térmicas aumentaria, considerando a chegada do inverno e o aumento da demanda sazonal. Assim ele ajustou a sugestão para comprar mais luvas a fim de que o produto não falte no estoque.
3.1.3. Pedido de compra integrado ao Contas a Pagar
Quando você faz um pedido de compra na empresa, o sistema automaticamente cria uma conta a pagar. Isso significa que todas as compras são registradas direitinho, evitando esquecimento ou atraso de pagamentos.
Além disso, fica mais fácil conferir todas as transações, desde o pedido do item até o pagamento final. Com isso, a empresa tem mais controle, transparência e eficiência na gestão do dinheiro.
Exemplo prático: Carlos, que gerencia uma loja de ferramentas, adotou um Sistema ERP que automatiza a criação de contas a pagar.
Quando ele faz um pedido de compra de furadeiras e martelos, o sistema registra automaticamente a transação e gera uma conta a pagar correspondente.
Essa automação assegura que todas as compras sejam registradas com precisão, eliminando o risco de esquecimentos ou atrasos nos pagamentos.
Com essa tecnologia, a loja de ferramentas de Carlos alcança um nível superior de controle, transparência e eficiência na gestão financeira.
3.1.4. Análises e relatórios
Quando falamos sobre relatórios no contexto de controle de estoque, estamos nos referindo a diversas ferramentas que ajudam a entender e gerenciar melhor os produtos que você tem.
Vamos falar de alguns deles que são essenciais para seu negócio.
Primeiro, temos o Relatório de Auditoria ou Rastreamento do Estoque, que é como um “detetive” que investiga e acompanha todos os movimentos dos produtos no seu estoque.
Ele ajuda a garantir que tudo esteja onde deveria estar e que não haja discrepâncias.
Depois, temos os Relatórios Gerenciais por Curva ABC. Imagine que você tem muitos produtos, mas alguns são mais importantes ou vendidos com mais frequência que outros.
A Curva ABC classifica esses produtos em três categorias: A, B e C. Os produtos da categoria A são os mais valiosos ou vendidos, os da categoria B são intermediários, e os da categoria C são os menos importantes.
Isso ajuda a focar nos produtos que realmente fazem a diferença para o seu negócio.
Além disso, há o Inventário a preço de custo e/ou custo médio. Ele permite saber exatamente o valor do seu estoque, seja pelo preço pago por cada item (preço de custo) ou pela média dos preços pagos (custo médio).
Essa informação é crucial a fim de compreender o valor total dos produtos disponíveis.
3.1.5. Benefícios
Com o Sistema de Gestão de Compras e Estoque você nunca mais perderá uma venda, seja no comércio ou na indústria, porque sempre terá os produtos certos em estoque.
E, se você trabalha na indústria, não precisará se preocupar com a produção parando por falta de materiais, pois o ERP garante que você tenha tudo o que precisa, na hora certa.
E, fechando com chave de ouro, o Sistema ERP integra seus relatórios ao Sistema de Escrita Fiscal, o que significa que todas essas informações sobre o estoque são automaticamente conectadas aos registros fiscais da empresa.
Facilitando significativamente a realização de declarações fiscais e garantindo a conformidade com a legislação.
Exemplo prático: Imagine que você tem uma loja que vende martelos, chaves de fenda e furadeiras.
Com um Sistema ERP, todas as informações sobre o estoque desses itens são automaticamente conectadas aos registros fiscais da sua empresa.
Então, quando você vende um martelo, o sistema atualiza o estoque e também registra essa venda para fins fiscais.
Assim, quando chega a hora de fazer suas declarações fiscais, todas as informações já estão organizadas e prontas, facilitando muito o processo e garantindo que você esteja conforme a legislação.
3.2. Sistema de Escrita Fiscal Integrado
Uma empresa precisa manter um registro detalhado de todas as suas compras e vendas para pagar os impostos corretamente.
O Sistema de Escrita Fiscal Integrado é como um grande caderno digital que ajuda as empresas a manterem suas obrigações tributárias em ordem, pagarem os impostos corretamente e evitarem problemas com o governo.
Tudo de forma organizada e automática. Suas funcionalidades principais são:
3.2.1. Livros fiscais de entrada, saída e apuração de impostos
Os Livros Fiscais de Entrada, Saída e Apuração dos Impostos são registros fundamentais que documentam todas as operações comerciais e fiscais de uma empresa.
Um sistema ERP automatiza o lançamento de todas as compras (entradas) e vendas (saídas) realizadas pela empresa diretamente nos livros fiscais.
Isso garante que os registros sejam consistentes e precisos, reduzindo significativamente a chance de erros humanos.
Após registrar todas as informações, o ERP também auxilia no cálculo dos impostos devidos. Ele faz isso automaticamente, somando todas as compras e vendas e aplicando as regras fiscais pertinentes.
3.2.2. Controle automático do saldo credor de ICMS
O controle automático do saldo credor de ICMS é uma funcionalidade revolucionária para empresas que buscam eficiência e precisão na gestão fiscal.
Imagine uma empresa que lida diariamente com um grande volume de transações.
Cada compra e venda gera créditos e débitos de ICMS, que precisam ser rigorosamente controlados para garantir a conformidade fiscal e otimizar o fluxo de caixa.
Com o controle automático, o Sistema ERP registra e calcula cada crédito e débito de ICMS, eliminando a necessidade de inserções manuais.
Essa funcionalidade facilita a tomada de decisões estratégicas. Com dados precisos e atualizados, a empresa pode planejar melhor suas compras e vendas, aproveitando ao máximo os créditos de ICMS disponíveis.
3.2.3. Permite a qualquer dia do mês saber os débitos e créditos de ICMS e IPI
Imagine um gestor financeiro que precisa tomar decisões rápidas e precisas sobre as operações da empresa.
Em um ambiente tradicional, ele teria que esperar até o final do mês para consolidar todas as informações fiscais, o que pode atrasar decisões críticas e impactar negativamente o fluxo de caixa.
Com um sistema ERP que oferece essa funcionalidade, o cenário muda completamente.
A qualquer momento, o gestor pode acessar relatórios detalhados que mostram os débitos e créditos acumulados de ICMS e IPI, proporcionando uma gestão financeira estratégica e proativa.
Isso proporciona uma visão clara e atualizada da situação fiscal da empresa, permitindo uma tomada de decisão mais informada e ágil.
Por exemplo, se a empresa está planejando uma grande compra de insumos, o gestor pode verificar imediatamente se há créditos de ICMS suficientes para compensar os débitos futuros.
Da mesma forma, em caso de necessidade de ajustes fiscais, as informações em tempo real permitem ações corretivas imediatas, evitando surpresas desagradáveis no fechamento do mês.
3.2.4. SPED Fiscal e SPED Contribuições (PIS/COFINS) e integração com escritórios de contabilidade
A integração com o escritório de contabilidade e a adesão ao SPED Fiscal e SPED Contribuições (PIS/COFINS) são elementos transformadores na gestão fiscal de uma empresa.
Tradicionalmente, a troca de informações entre uma empresa que terceiriza serviços contábeis e o escritório de contabilidade é demorada e propensa a erros.
Com a integração direta proporcionada pelo sistema ERP, essa comunicação se torna fluida e automática.
Dados fiscais são compartilhados em tempo real, eliminando a necessidade de duplicação de esforços e minimizando a margem para erros.
Paralelamente, a adesão ao SPED Fiscal e SPED Contribuições (PIS/COFINS) digitaliza e simplifica a escrituração fiscal e contábil.
A empresa passa a enviar suas obrigações fiscais de forma eletrônica, conforme as exigências do governo.
A combinação dessas duas funcionalidades resulta em uma gestão fiscal mais eficiente, precisa e segura.
3.3. Vendas no Varejo, Atacado e Indústria
O módulo de vendas de um ERP organiza e gerencia todas as etapas do processo de vendas, desde a criação de orçamentos até o acompanhamento dos pedidos.
Você pode verificar quais vendas estão pendentes ou foram canceladas, o desempenho dos seus vendedores e garantir que clientes não ultrapassem seus limites de crédito. Fazer isso manualmente pode ser muito complicado e demorado.
No entanto, com um sistema de vendas, todas essas tarefas ficam mais fáceis e rápidas, auxiliando a empresa a funcionar de maneira mais eficiente e organizada.
Algumas de suas funcionalidades são:
3.3.1. Controle de orçamento e pedido de vendas
O Sistema ERP pode criar um orçamento detalhado e enviá-lo por e-mail ao cliente rapidamente. Isso facilita a comunicação e ajuda a fechar vendas mais rapidamente.
Os pedidos de vendas são os registros das compras que os clientes fazem. O sistema permite que você acompanhe esses pedidos em diferentes estágios: pendentes, parcialmente atendidos, totalmente atendidos ou cancelados.
Por exemplo, se um cliente fez um pedido, mas ainda não pagou, esse pedido fica marcado como pendente. Se parte do pedido foi entregue, ele é parcialmente atendido.
Se tudo foi entregue e pago, ele é totalmente atendido. E se o cliente desistiu, o pedido é cancelado.
Além disso, o Software ERP permite rastrear os pedidos, ou seja, você pode ver exatamente onde cada pedido está no processo, desde a criação até a entrega.
Isso ajuda a garantir que tudo esteja funcionando corretamente e que os clientes recebam seus produtos no prazo.
3.3.2. Controle de limite de crédito
O controle de limite de crédito é uma funcionalidade importante em um sistema de vendas, especialmente para empresas que vendem a prazo.
Imagine que você tem vários clientes que compram produtos e pagam depois de um certo período.
Para garantir que esses clientes não comprem mais do que podem pagar, o sistema de vendas ajuda a definir um limite de crédito para cada um.
Por exemplo, se um cliente tem um limite de crédito de R$ 10.000,00 ele pode comprar até esse valor. Se tentar fazer uma compra que ultrapasse esse limite, o sistema vai alertar você.
Isso ajuda a evitar problemas de inadimplência, ou seja, clientes que não conseguem pagar suas dívidas.
Mesmo com o alerta, é possível que essa venda ocorra, para isso será preciso a liberação por alguém que tenha permissão.
Além disso, o sistema pode monitorar os pagamentos dos clientes. Se um cliente está atrasado no pagamento, o sistema pode bloquear novas compras até que a dívida seja quitada.
3.3.3. Integração com o contas a receber
Imagine que você tem uma loja e um cliente faz um pedido grande.
Antes de finalizar a venda, o sistema verifica automaticamente se o cliente tem algum problema financeiro com a empresa.
Por exemplo, ele checa se o cliente está bloqueado, se tem algum pagamento atrasado ou se o valor do novo pedido ultrapassa o limite de crédito permitido.
E se houver qualquer problema, o sistema também avisa automaticamente, evitando que você tenha prejuízos.
Essa integração com o contas a receber é muito útil porque ajuda a manter o controle financeiro da empresa de forma automática e eficiente, sem precisar checar manualmente cada cliente.
3.3.4. Envio de orçamento por e-mail
Quando um cliente solicita um orçamento para um produto ou serviço, o sistema permite que você envie essa informação diretamente para o e-mail dele de forma rápida e fácil.
Quando um cliente quiser saber quanto custaria comprar vários itens da sua loja, em vez de anotar tudo em um papel ou fazer uma ligação, você pode usar o Sistema ERP para criar um orçamento detalhado e enviá-lo por e-mail.
Isso não só economiza tempo, mas também garante que o cliente receba todas as informações de forma clara e organizada.
Além disso, enviar orçamentos por e-mail é muito prático porque o cliente pode acessar a informação a qualquer momento, revisar os detalhes e até compartilhar com outras pessoas, se necessário.
Essa funcionalidade facilita o processo de cotação, tornando-o mais eficiente e profissional, o que pode ajudar a melhorar o relacionamento com os clientes e aumentar as vendas.
3.3.5. Comissionamento de vendedores baseado na média ponderada dos percentuais de descontos concedidos
Isso significa que a comissão que o vendedor recebe pode variar dependendo dos descontos que ele oferece aos clientes.
Se você tem uma loja que seus vendedores possam dar descontos para fechar vendas, caso um vendedor dê muitos descontos, a margem de lucro da empresa diminui.
Para equilibrar isso, o ERP calcula a comissão do vendedor considerando os descontos que ele deu.
Quanto maiores os descontos, menor pode ser a comissão. Isso incentiva os vendedores a oferecerem menos descontos, ajudando a manter a lucratividade da empresa.
Esse sistema é justo porque considera o impacto dos descontos nas finanças da empresa e motiva os vendedores a serem mais estratégicos nas negociações.
Assim, todos saem ganhando: a empresa mantém uma boa margem de lucro e os vendedores ainda recebem suas comissões justamente, podendo até mesmo aumentá-las, caso negociem menos descontos.
3.3.6. Controle de clientes inativos
Clientes inativos são aqueles que não compram nada da sua empresa há um bom tempo.
Eles podem ter esquecido da sua loja ou encontrado outra opção. O Sistema ERP ajuda a identificar esses clientes, mostrando quem não fez compras recentemente.
Com essa informação, você pode usar o telemarketing ativo para entrar em contato com esses clientes.
Basicamente, alguém da sua equipe liga para eles para saber como estão, se precisam de algo ou para oferecer promoções especiais. Isso é uma forma de lembrar os clientes da sua empresa e tentar trazê-los de volta.
Por exemplo, imagine que você tem uma loja de EPI e percebe que um cliente não compra nada há seis meses.
Você pode ligar para ele, perguntar se está satisfeito com as últimas compras e oferecer um desconto especial para a próxima compra. Isso mostra que você se importa com ele e pode incentivá-lo a voltar a comprar.
3.4. Sistema de Faturamento com NFe, MDFe, CFe e NFCe
Com esse módulo, o ERP fará com que todas as suas operações financeiras estejam organizadas e em perfeita conformidade com as exigências fiscais.
A complexidade dos documentos fiscais eletrônicos pode ser um desafio, mas com a ferramenta certa, tudo se torna mais simples e eficiente.
No Brasil, diferentes documentos fiscais eletrônicos podem ser emitidos, como a Nota Fiscal Eletrônica (NFe), o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe), o Cupom Fiscal Eletrônico (CFe) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe).
Tudo dependerá da natureza das operações da sua empresa.
Um sistema de faturamento eficiente emite todos esses documentos de forma integrada, proporcionando agilidade nas suas operações financeiras, garantindo que sua empresa esteja sempre conforme as normas fiscais.
Algumas de suas funcionalidades são:
3.4.1. Emissão de documentos fiscais no caixa da loja
Ter um sistema que emite tanto o Cupom Fiscal quanto a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) diretamente no caixa da loja é fundamental para atender às exigências do varejo moderno.
O ERP que possui essa funcionalidade garante um atendimento mais ágil e eficaz, além da conformidade legal.
3.4.2. Integração com o Contas a Receber e Escrita Fiscal
Para uma loja que precisa gerenciar tanto as vendas quanto as obrigações fiscais, contar com um ERP que integre o faturamento ao contas a receber e à escrita fiscal pode simplificar significativamente suas operações.
Cada vez que uma venda é realizada, uma nota fiscal é emitida e essa informação é automaticamente registrada no Sistema de Contas a Receber e Escrita Fiscal.
3.4.3. Opção de faturamento no ambiente de Contingência da SEFAZ quando a SEFAZ fica offline
Imagine que a Secretaria da Fazenda (SEFAZ), que é o órgão responsável por validar e autorizar as notas fiscais eletrônicas (NFe), fique temporariamente fora do ar devido a problemas técnicos.
Isso pode ser um grande problema para muitas empresas, pois sem a autorização da SEFAZ, elas não podem emitir notas fiscais e, consequentemente, não podem realizar vendas legalmente.
Para evitar que sua empresa fique parada nesses momentos, o Sistema ERP possui uma funcionalidade chamada “ambiente de Contingência da SEFAZ”.
Esse ambiente de contingência é uma espécie de plano B que permite que você continue emitindo notas fiscais mesmo quando a SEFAZ está offline.
Dessa forma, sua empresa não precisa interromper as vendas e pode continuar operando normalmente, garantindo que todos os processos fiscais sejam regularizados assim que possível.
3.5. Sistema de Contas a Receber
Um sistema de contas a receber é uma ferramenta de gestão financeira que monitora e controla os pagamentos devidos pelos clientes.
Ele rastreia faturas, gerencia cobranças, emite boletos e notas promissórias, e automatiza processos de recebimento, garantindo eficiência e precisão na administração das finanças empresariais.
Entre suas funcionalidades, estão:
3.5.1. Controle da posição dos títulos a receber dos clientes
O controle da posição dos títulos a receber dos clientes permite que a empresa tenha uma visão clara e detalhada sobre o status de cada título emitido.
Eles podem estar em diversas situações, como, por exemplo, em aberto, quando ainda não foram pagos e em atraso, quando o prazo de pagamento já expirou, dentre outros status.
Além disso, o sistema ERP gerencia também títulos pagos parcialmente, permitindo que a empresa acompanhe pagamentos fracionados.
Outra funcionalidade importante é o controle de títulos baixados do banco, que são aqueles que já foram processados pela instituição financeira.
Títulos liquidados com dinheiro ou cheque também são registrados, garantindo que todas as formas de pagamento sejam contabilizadas.
3.5.2. Emissão de boleto bancário e cobrança escritural padrão FEBRABAN
Essa funcionalidade permite que a empresa gere e envie boletos de forma rápida e eficiente, sem a necessidade de intermediários, diretamente pelo ERP.
A cobrança escritural padrão FEBRABAN complementa essa funcionalidade ao automatizar todos os processos de contas a receber.
Este padrão, amplamente adotado no Brasil, permite a comunicação eletrônica entre a empresa e os bancos, agilizando o envio dos títulos e dados dos clientes.
A baixa automática dos títulos é uma das principais vantagens, pois elimina a necessidade de conferências manuais.
Além disso, o ERP permite o reenvio de títulos quando necessário, seja para corrigir informações ou para emitir novas instruções de cobrança.
3.5.3. Controle de histórico dos clientes e acompanhamento da inadimplência
Com essa funcionalidade, o sistema ERP permite registrar detalhadamente o histórico de cada cliente, incluindo suas compras, títulos emitidos e cheques utilizados.
Esse registro abrangente facilita a análise do comportamento de pagamento dos clientes, permitindo identificar padrões e tendências que podem influenciar decisões futuras.
O software também monitora continuamente os clientes inadimplentes, o que permite que a equipe de cobrança atue proativamente, entrando em contato com os clientes devedores e negociando formas de regularizar a situação.
Com essas informações, a empresa pode personalizar suas estratégias de cobrança e oferecer condições de pagamento mais adequadas a cada perfil de cliente, melhorando o relacionamento e a fidelização.
3.6. Sistema de Controle de Cheques
Este módulo permite o acompanhamento detalhado de diversos tipos de cheques, garantindo que todas as movimentações sejam registradas e monitoradas adequadamente.
É importante destacar que, embora o controle de cheques seja uma funcionalidade valiosa, não é comum que os Sistemas ERP ofereçam essa capacidade detalhadamente.
Muitos ERP’s focam em outras áreas da gestão financeira e podem não incluir um módulo específico para o controle de cheques.
Portanto, ao selecionar um Sistema ERP, é crucial verificar se ele atende às necessidades específicas da sua empresa, incluindo a gestão de cheques, se essa for uma prioridade.
3.6.1. Operações com cheques
O Software ERP oferece flexibilidade nas operações com cheques, permitindo que as empresas escolham a forma mais conveniente de manuseio.
Uma das opções é o manuseio manual, onde os cheques são registrados e processados individualmente pelos funcionários.
Este método pode ser útil para empresas com um volume menor de cheques ou que preferem um controle mais direto e personalizado sobre cada transação.
Por outro lado, o ERP também suporta o uso de leitores de código de barras, que automatizam o processo de registro e compensação dos cheques.
Esta tecnologia acelera significativamente o processamento, reduzindo erros humanos e aumentando a eficiência operacional.
Os leitores de código de barras são especialmente vantajosos para empresas que lidam com um grande volume de cheques, permitindo uma gestão mais rápida e precisa.
Ambas as opções de manuseio de cheques são integradas ao Sistema ERP, garantindo que todas as transações sejam registradas em tempo real e refletidas nos relatórios financeiros.
3.6.2. Integração com a Tesouraria
A integração o módulo de tesouraria garante que todas as operações financeiras sejam centralizadas e gerenciadas de forma coesa.
Essa integração permite que os dados de cheques, tanto recebidos quanto emitidos, sejam automaticamente sincronizados com os registros da tesouraria. O que elimina a necessidade de entradas manuais duplicadas.
Com essas informações, a tesouraria pode monitorar a liquidez da empresa, garantindo que haja fundos suficientes para cobrir os cheques emitidos e otimizando a alocação de recursos.
3.6.3. Controle de cheques repassados
Essa funcionalidade é projetada para gerenciar de forma eficiente os cheques que são recebidos e posteriormente repassados a terceiros.
Permitindo que as empresas mantenham um registro detalhado de todos os cheques endossados e transferidos, garantindo transparência e rastreabilidade em todas as transações.
Isso é particularmente útil para empresas que frequentemente utilizam cheques como meio de pagamento a fornecedores ou parceiros comerciais.
O sistema também oferece funcionalidades para categorizar os cheques repassados de acordo com seu status, como em compensação, compensados, ou devolvidos.
Essa categorização ajuda na organização e no monitoramento dos cheques, permitindo uma gestão mais eficiente.
3.7. Sistema de Contas a pagar
O módulo de Contas a Pagar de um ERP que foca no controle e organização das obrigações financeiras.
Ele permite o acompanhamento detalhado dos pagamentos a fornecedores, incluindo a emissão de ordens de pagamento, controle de vencimentos e gestão de fluxos de caixa.
Através do histórico de pagamentos, é possível monitorar a pontualidade e a regularidade das transações, evitando atraso e possíveis multas.
O sistema também oferece relatórios financeiros detalhados, permitindo uma visão clara das despesas e auxiliando na tomada de decisões estratégicas.
3.7.1. Pagamentos parciais de um título
O Sistema ERP permite a realização de pagamentos parciais, oferecendo flexibilidade na gestão financeira.
Com essa funcionalidade, é possível efetuar múltiplos pagamentos para um único título, conforme a disponibilidade de caixa da empresa.
O que é extremamente útil em situações de fluxo de caixa apertado, permitindo que a empresa mantenha suas obrigações em dia sem comprometer totalmente seus recursos financeiros.
Além disso, o sistema registra cada pagamento parcial, atualizando automaticamente o saldo devedor e facilitando o acompanhamento e a conciliação das contas.
3.7.2. Permite visualizar sua posição financeira frente ao fornecedor
O Sistema ERP permite que a empresa tenha uma visão clara e detalhada de todas as suas obrigações financeiras com cada fornecedor, facilitando a gestão e o planejamento dos pagamentos.
Com essa funcionalidade, é possível acessar informações sobre faturas pendentes, valores devidos, datas de vencimento e histórico de pagamentos, tudo em um único lugar.
Essa visibilidade é crucial para manter um relacionamento saudável e transparente com os fornecedores.
Assim como, ao ter acesso a dados precisos e atualizados, a empresa pode planejar melhor seus desembolsos, evitando atrasos nos pagamentos e possíveis penalidades.
3.7.3. Acompanhamento das despesas por centro de custo
A funcionalidade de gestão por centros de custo no módulo de Contas a Pagar permite uma alocação precisa e detalhada das despesas em diferentes áreas ou departamentos da empresa.
Cada centro de custo representa uma unidade específica, como um departamento, projeto ou filial, onde os custos são acumulados e monitorados separadamente.
Isso facilita a análise financeira, permitindo que a empresa identifique quais áreas estão gerando mais despesas e onde é possível otimizar os recursos.
Além disso, a gestão por centros de custo melhora a transparência, facilita a elaboração de orçamentos mais precisos e o acompanhamento do desempenho em relação às metas financeiras estabelecidas.
3.8. Tesouraria e Contas Correntes
O módulo de Gestão de Tesouraria é quem gerencia as contas da empresa, monitorando as entradas e saídas financeiras. Todas as informações são centralizadas nele e, dessa forma, a gestão do fluxo de caixa é realizada de maneira eficiente.
3.8.1. Lançamentos automático
Os lançamentos automáticos são uma funcionalidade essencial projetada para otimizar e agilizar o processo de registro de transações financeiras.
A integração com os módulos de Contas a Pagar e Receber garante que todas as transações sejam capturadas e registradas de forma consistente e precisa.
Assim, esta funcionalidade permite que todas as movimentações de pagamentos e recebimentos, realizadas em carteira ou através de bancos, sejam registradas automaticamente no sistema.
Isso reduz em quase 100% os processos manuais, diminuindo significativamente o risco de erros humanos e aumentando a precisão dos registros financeiros.
A automação dos lançamentos também proporciona uma atualização em tempo real dos saldos das contas, oferecendo uma visão clara e imediata da situação financeira da empresa.
Por exemplo, quando uma fatura é paga ou um recebimento é confirmado, o sistema realiza automaticamente o lançamento correspondente, ajustando os saldos das contas envolvidas.
3.8.2. Cadastro de mais de uma conta de tesouraria
Outra funcionalidade importante é a capacidade de cadastrar mais de uma conta de tesouraria.
Essa funcionalidade é útil para empresas que operam com várias contas bancárias ou caixas internos, permitindo uma gestão mais segmentada e precisa dos recursos financeiros.
Cada conta pode ser monitorada individualmente, facilitando o controle de fluxos de caixa específicos e a alocação de recursos conforme as necessidades operacionais.
Além disso, o sistema ERP tem a possibilidade de realizar transferência de numerários entre contas, o que simplifica a movimentação de fundos dentro da empresa.
Com esta ferramenta, é possível transferir valores entre diferentes contas de forma rápida e segura, sem a necessidade de processos manuais complicados.
3.9. Cálculo do Preço de Custo e Formação do Preço de Venda para Comércios e Indústrias
O cálculo do custo e a formação do preço de venda dos produtos é de vital importância para a saúde financeira da empresa.
No entanto, além disso, destaca-se a importância de automatizar esse processo para garantir maior precisão, eficiência e competitividade no mercado.
A automatização por meio de um Sistema ERP permite a redução significativa de erros humanos, assegurando que todos os custos sejam contabilizados corretamente e que os preços de venda reflitam a realidade financeira da empresa.
3.9.1. Precificação dos produtos
Essa tarefa envolve uma análise detalhada de diversos fatores, incluindo tributação, origem do produto, despesas comerciais e margem de contribuição.
Por exemplo, quanto a origem do produto. Mercadorias importadas, por exemplo, podem ser mais baratos ou mais caras, dependendo das circunstâncias.
Esse procedimento também deve estar conforme as normas tributárias aplicáveis, tanto ao nível estadual quanto federal.
Por exemplo, cada estado tem sua alíquota de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.
Portanto, é crucial que a empresa esteja ciente dessas variações para evitar problemas fiscais e garantir que os preços estejam corretamente ajustados.
Além disso, a tributação federal, como o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e PIS/COFINS, também deve ser considerada na formação do preço final, dependendo das circunstâncias da empresa.
Leva-se em conta também despesas comerciais na aquisição, como frete, que deve ser incorporado ao custo do produto.
A margem de contribuição, que representa o lucro bruto da empresa, é outro componente essencial na formação do preço de venda.
Ela deve ser ajustada conforme a concorrência permite, garantindo que os preços sejam competitivos no mercado.
Todas essas diferenças devem ser analisadas para garantir que os preços reflitam todos os custos envolvidos na aquisição e comercialização dos produtos.
3.9.2. Ponto de equilíbrio
Ponto de equilíbrio é o momento em que as receitas igualam as despesas, ou seja, todos os custos da operação foram pagos. Portanto, todo lucro recebido após a empresa chegar no ponto de equilíbrio é líquido.
O primeiro passo para chegar no ponto de equilíbrio e achar a margem de contribuição das vendas.
A encontramos quado achamos a diferença entre o preço de venda de um produto e seus custos variáveis, como matéria-prima, comissões de vendas, fretes e outros.
Para calcular o ponto de equilíbrio, é necessário considerar as despesas fixas mensais da empresa, que são os custos que não variam com o volume de produção ou vendas, como aluguel, salários, e despesas administrativas.
Essas despesas representam um custo constante que a empresa deve cobrir independentemente de seu nível de atividade.
Ao somar a margem de contribuição de todos os produtos vendidos no mês, a empresa pode determinar se está cobrindo suas despesas fixas e, portanto, se está operando no ponto de equilíbrio.
Monitorar o ponto de equilíbrio também permite que a empresa identifique o momento exato em que começa a gerar lucro em um mês específico.
Isso é particularmente útil para ajustar estratégias de marketing e vendas em tempo real, garantindo que a empresa permaneça competitiva e financeiramente saudável.
3.9.3. Monitoramento de estabelecimentos
Esse processo envolve a avaliação contínua de lucro ou prejuízo de cada estabelecimento em bases mensais pelo Sistema ERP, permitindo uma visão detalhada do desempenho individual de cada unidade.
Uma das principais vantagens do monitoramento de estabelecimentos é a capacidade de identificar o ponto de equilíbrio de cada unidade.
Assim, a empresa pode identificar rapidamente quais estabelecimentos estão operando lucrativamente e quais estão enfrentando dificuldades, possibilitando intervenções oportunas e eficazes.
O monitoramento detalhado permite também uma análise granular da participação de cada item no lucro do estabelecimento.
Ele pode identificar quais produtos ou serviços são mais rentáveis e quais têm um desempenho abaixo do esperado.
Dessa forma, decisões estratégicas sobre onde investir mais recursos, quais produtos promover e quais podem ser descontinuados são orientadas pelas informações gerenciais dadas pelo ERP.
3.10. Planejamento e Controle de Produção (PCP)
Através do PCP (Planejamento e Controle de Produção) uma indústria organiza e gerencia todo seu processo produtivo.
Dentro do ERP, o PCP define o que, quanto e quando a empresa deve produzir, garantindo que ela atenda aos pedidos dos clientes no prazo e mantenha o estoque no nível ideal.
O sistema coordena os recursos necessários para assegurar uma produção eficiente e sem desperdícios, automatizando todo esse processo para manter a operação da fábrica organizada, produtiva e lucrativa.
Algumas de suas funcionalidades são:
3.10.1. Montagem inteligente das ordens de produção
Imagine que você tem uma fábrica que produz diferentes tipos de argamassas, como argamassa para assentamento, argamassa para revestimento e argamassa colante.
Para garantir que sempre tenha produtos suficientes para vender e que não falte nada no estoque, é crucial planejar bem quando e quanto produzir. É aí que entra a “Montagem Inteligente de Ordens de Produção”.
Essa abordagem organiza eficientemente o que sua fábrica produzirá, considerando dois aspectos principais.
O primeiro é a Carteira de Pedidos, que são os pedidos que os clientes já fizeram e que você precisa entregar.
O ERP analisa esses pedidos e determina exatamente quantos sacos de cada tipo de argamassa precisa produzir para atender às demandas.
O segundo aspecto é o ponto de Ressuprimento do Estoque que é o nível mínimo de produtos que a empresa precisa manter no estoque para evitar faltas.
Além dos pedidos dos clientes, é uma boa prática garantir que sempre tenha um estoque mínimo de produtos.
Por exemplo, você decide que sempre quer ter pelo menos 100 sacos de argamassa para assentamento, 150 sacos de argamassa para revestimento e 200 sacos de argamassa colante no estoque, para estar preparado para novos pedidos.
A montagem inteligente do Sistema ERP combina essas duas informações (pedidos dos clientes e ponto de ressuprimento) para decidir o que e quanto produzir, garantindo uma produção eficiente e contínua.
A partir do momento que o ERP verifica a necessidade de manufatura do produto, ele gera ordens de produção, aloca recursos e atualiza o estoque de matérias-primas.
3.10.2. Conclusão parcial ou total das ordens de produção
No PCP, a conclusão parcial indica que a empresa finalizou algumas etapas do processo de produção, mas ainda não concluiu o produto, já conclusão total significa que todas as etapas e o produto está pronto para ser entregue aos clientes.
Por exemplo, na fábrica de argamassas, cada remessa de produção é como uma “Ordem de Produção” (OP). Pense na OP como uma receita que precisa ser seguida para criar uma remessa de argamassa.
Sobre a Conclusão Parcial, imagine que a primeira etapa é misturar os ingredientes secos, como cimento, areia e aditivos. Após essa mistura inicial, a argamassa ainda não está pronta para uso, pois precisa passar por outras etapas, como a adição de água e a mistura final.
Quando a fábrica termina de misturar os ingredientes secos, mas ainda não adiciona a água, isso representa uma conclusão parcial. Ela completa uma parte importante do processo, mas ainda não prepara a argamassa para embalagem e envio.
Agora, quando a fábrica continua o processo, os funcionários adicionam a quantidade exata de água e misturam tudo até obterem a consistência perfeita. Depois disso, eles embalam a argamassa em sacos e a preparam para enviar aos clientes.
Quando todas essas etapas são realizadas, a OP é considerada totalmente concluída. A empresa está pronta para vender o produto final.
Esse controle da conclusão parcial ou total das ordens de produção ajuda significativamente no controle do estoque por processo de produção.
3.10.3. Controle do estoque por processo de produção
O controle de estoque por processo de produção é como uma lista de compras e uso. Para entendermos melhor, continuemos com o exemplo da indústria de argamassas.
Primeiro, a fábrica recebe os ingredientes: cimento, areia e aditivos, em seguida ela armazena esses materiais até serem necessários.
Ao iniciar a produção de uma remessa de 1000 sacos, por exemplo, a empresa retira do estoque 1 tonelada de cimento, 2 toneladas de areia e 50 kg de aditivos. O Sistema ERP monitora cada fase do processo: mistura, embalagem e armazenamento do produto final.
O sistema registra a baixa desses materiais e atualiza o estoque em tempo real, refletindo o consumo parcial, mesmo antes da conclusão total da ordem de produção.
Isso permite que o ERP controle os insumos de forma precisa e imediata, garantindo a continuidade ininterrupta da produção e o monitoramento constante dos níveis de estoque para reposição oportuna.
Dessa forma, a fábrica sabe exatamente quanto material tem, quanto usou e quanto ainda precisa, por processo de produção, evitando desperdício e garantindo que nunca falte nada para continuar a produção.
4. ERP sem consultoria não vale nada
É uma frase bem forte, concorda? Além de forte, é verdadeira.
A implementação de um sistema ERP é uma decisão estratégica para empresas que buscam otimizar operações, melhorar a eficiência e permanecer competitivas em um mercado em constante evolução.
Contudo, durante esse processo, sem orientação especializada, a empresa poderá ter dificuldades operacionais. Comparando, é como se você comprasse um foguete, mas não soubesse pilotar, nem pediu auxílio a alguém.
Vejamos alguns motivos pelos quais a consultoria é fundamental para extrair todo o potencial de um Sistema ERP e garantir o sucesso de sua implementação.
4.1. Treinamento e Capacitação
A implementação de um ERP exige um processo de treinamento e capacitação, que é essencial para garantir que todos os usuários do sistema compreendam plenamente suas funcionalidades e saibam como utilizá-las de maneira eficiente.
Sem um treinamento adequado, a empresa corre o risco de subutilizar o sistema, o que pode resultar em processos ineficazes e perda de oportunidades de otimização.
O treinamento oferecido por consultores especializados é abrangente e personalizado, adaptando-se às necessidades específicas de cada departamento e função na empresa.
Isso inclui desde a introdução básica ao sistema até a formação avançada em módulos específicos, como faturamento, formação de preço e venda, escrita fiscal e gestão de estoque.
Além disso, a capacitação contínua é fundamental para acompanhar atualizações do sistema e mudanças nos processos de negócios.
A consultoria promove a criação de manuais e materiais de referência, que servem como guias para os colaboradores no dia a dia. Ela também organiza workshops e sessões de treinamento prático para garantir que os funcionários possam aplicar o conhecimento adquirido de forma prática e imediata.
Dessa forma, com uma equipe bem treinada, a empresa pode maximizar os benefícios do ERP.
4.2. Suporte Contínuo
Após a fase inicial de implementação do Sistema ERP, as empresas frequentemente enfrentam desafios operacionais e técnicos que podem comprometer sua eficiência.
A consultoria identifica e resolve rapidamente esses desafios, minimizando interrupções e mantendo a operação fluida.
Este suporte não se limita apenas à resolução de problemas técnicos. Ele inclui também a otimização contínua dos processos de negócios, ajustando o ERP para melhor atender às necessidades em constante evolução da empresa.
Consultores especializados monitoram o desempenho do sistema, identificando áreas de melhoria e implementando atualizações e ajustes necessários. Isso assegura que o ERP permaneça alinhado com os objetivos estratégicos da empresa.
Oferecem também treinamentos adicionais e reciclagem para os colaboradores, especialmente quando adiciona novas funcionalidades ou quando realiza mudanças significativas nos processos de negócios.
O suporte contínuo também inclui a assistência na adaptação do ERP a novas regulamentações e requisitos legais, garantindo conformidade e evitando penalidades.
Com um suporte contínuo robusto, a empresa pode maximizar o retorno sobre o investimento no ERP, mantendo-se competitiva e eficiente no mercado.
4.3. Gestão de Mudanças
Gerenciar mudanças é um aspecto crítico na implementação de um ERP, pois envolve a adaptação de processos, sistemas e, principalmente, pessoas.
A consultoria desempenha um papel fundamental ao guiar a empresa através dessa transição, minimizando a resistência e maximizando a aceitação do novo sistema.
Como a resistência à mudança é um desafio comum, a consultoria utiliza estratégias específicas para abordar e mitigar essas preocupações.
Inicialmente, a equipe analisa detalhadamente o impacto das mudanças, identifica como as alterações afetarão os processos atuais e verifica quais departamentos sofrerão mais com as modificações.
Com base nessa análise, a consultoria desenvolve um plano de comunicação eficaz, que inclui a disseminação de informações claras e transparentes sobre os benefícios do ERP e como ele melhorará as operações diárias.
Essa comunicação constante ajuda a construir confiança e reduzir incertezas entre os colaboradores.
5. Sobre a INFORPLUS
A INFORPLUS é uma empresa especializada em utilizar seu ERP para alavancar o negócio de seus clientes.
Nascemos em 1991 e fomos uma das pioneiras nessa área, o que nos permitiu aprender e crescer no momento em que praticamente se iniciava o mundo dos Sistemas de Gestão Empresarial (ERP).
Os 10 anos iniciais, que trabalhamos também como escritório de contabilidade, nos permitiu um grande aprendizado na área fiscal e contábil.
Isso facilitou, e muito, criarmos softwares verdadeiramente profissionais que fazem verdadeira diferença na operação de nossos clientes.
Hoje, somos uma empresa sólida no mercado brasileiro por conta das boas decisões que tomamos na escolha de tecnologias, fornecedores e parceiros.
Além do nosso profundo conhecimento fiscal, somos especialistas na formação de preço e venda.
Utilizando nosso ERP, integramos essa expertise fiscal com a capacidade de calcular custos e formar preços, oferecendo uma consultoria abrangente que potencializa os resultados dos nossos clientes, visando sempre seu crescimento.
A aliança entre Sistemas ERP e consultoria é um investimento indispensável para o sucesso a longo prazo no cenário empresarial moderno e a INFORPLUS está ansiosa e pronta para impulsionar o crescimento de seus parceiros.
Visite nosso site, agende uma demonstração gratuita e comprove o que estamos falando.
Agradecemos sua disposição em ler o artigo até aqui. Esperamos que o que escrevemos tenha lhe ajudado de alguma maneira. Até a próxima, muito sucesso a todos!
Obs.: O autor escreveu esse artigo com a assistência de uma inteligência artificial.
